～ピンチをチャンスに～
私の勤める会社も在宅勤務が増えました。
それによって、これまでは事務所で行っていたミーティングや書類のやりとりも、
すべてオンラインになりました。
この新しいスタイルにも、ひと通り慣れた今日この頃です。
アナログでパソコンには疎い私は、
初めの頃は使い慣れないために不便さを感じていましたが、
今では便利で良いスタイルだと思っています♪
理由は３つ
①小さな変化に気づく
相手と２人で行うミーティングと複数人でのミーティングがありますが、
どちらにも言えることです。
パソコンやスマホの画面に映し出される参加メンバーの顔。
相手の顔を見て話をしたり聞いたりします。
そうすると、対面で行うよりも相手の顔を見る時間が長くなります。
「聞いています。」という意思表示に、こまめに頷きます。
相槌よりも頷く方が相手の会話のジャマにならないからです。
そうしていると、
「あれ？今日はちょっと体調が良くなさそうだな。」とか、
「前髪を切ったね。」といった見た目から、
「あ、今ちょっと気分を害したな。」とか、
「安心したみたいだな。」
といった気持ちの小さな変化にも気が付きます。
②書類を共有できる
これまでは紙の書類をファイルに保管していたので、
その書類の整理・収納方法を決めて、共有していました。
それらが全てデータ化され、紙の書類はいっさいなくなりました。
するととても便利なんですね！
いつでも、自分がどこにいても、複数人で同じ書類を共有できます。
使い慣れるまでは不便さも感じましたが、
慣れてしまうと、もう元の紙のスタイルには戻れません。
③仕事の効率があがる
先の2つの事によって結果的に業務効率は上がりました。
理由はたくさんがありますが、例えば、
・書類に入力不足があれば登録できないシステムから、
ミスが減ってやり直す時間がなくなった。
・ミーティングの時間は相手と時間を合わせて行うので、
事前準備も忘れずに、目的意識をもって取り組むようになった。
・システムをアップデートすることで、
簡単に業務の流れを変えたり、まとめたりすることができる。
そんな小さなことの積み重ねで、全体の効率化が進んでいます。
④オンライン座談会
いいことばかりのようなオンライン化ですが、
ひとつだけ、足りないと思うことがあります。
それは、スタッフ間の雑談がなくなりました。
これは仕事には直接的には不要なんですが、
やはりチームで業務を進めるにあたり、
お互いの関係性を良好に保つためには必要です。
そこで、オンライン飲み会のような座談会の時間を設けています。
この時間があることで、これまでと同じようにスムーズに仕事を進めることができます。
こうしてコロナのおかげで、
私の勤める会社は一気にオンライン化が進みました。
パソコンに疎い私でも、とても便利になったと実感しています！
これは会社にとって大きな収穫であり成長だと感じています。
まさにピンチをチャンスにできています！
あとは、お客様が戻るのを待つばかり・・・
